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　　不必投入较高的机器成本，不必为机器的折旧、复印效果烦心。减少维护成本，提高工作效益。一般多数公司并不真正了解使用复印机的成本究竟是多少。但复印机是现代办公室中使用最多，成本教为昂贵的消费品。购买复印机之前，仅了解机器成本是不够的，昂贵的机器所有权成本并不一定能提高使用价值与效率，相反复印机使用成本中关键的“单张成本”及“单张成本”的合理运用，却容易被忽视。精确预见合理的成本相当重要。一台复印机的使用时间通常在3至5年之间，在此期间，复印的张数又会产生相关的使用及维护成本因此单张成本的大小决定了使用及维护成本的高低。不同机型，不同速度及选购件的复印机成本上有很大的差异，合理的单张成本是建立在正确的选择和有效率的服务承诺之上的。复印机的“使用价值”可能比“所有权价值”重要。租赁是提高使用效率的方式之一，容易且直接，也比较经济。